Als Kleinunternehmer profitieren Sie in vielen Bereichen von dem beliebten Tool Podio. Podio ist ein flexibles System und kann Ihren Anforderungen entsprechend eingerichtet werden. Die Aufnahme und Bearbeitung von Kundenterminen ist zum Beispiel eine der täglichen Anforderungen, bei denen Sie Podio erfolgreich einsetzen können. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie eine Anwaltskanzlei leiten, ein Kosmetikstudio besitzen, einen Handwerkerbetrieb führen oder Arzt sind. Anstatt von einer Flut von Anrufen und E-Mails Ihrer Kunden bombardiert zu werden, nutzen Sie Podio, um Kundentermine automatisiert handzuhaben. Damit sparen Sie Zeit für die wichtige Arbeit in Ihrem Unternehmen.
Dabei muss man sich Podio als ein System aus beliebig vielen Datenbanken vorstellen. Jede Datenbank kann entsprechend einer Anforderung in Ihrem Unternehmen eingerichtet werden. Das geht schnell, ohne viel Aufwand oder technischem Wissen. Podio kann mobil über den Browser und über Apps für Smartphones und Tablets genutzt werden. Egal ob Sie beim Kunden vor Ort sind, auf der Baustelle, im Büro oder auf der Couch: Mit Podio haben Sie und Ihre Mitarbeiter immer Zugriff auf die gleichen, aktuellen Daten. So können Sie Ihre Kunden noch besser bedienen – selbst wenn zum Beispiel einer Ihrer Mitarbeiter wegen Krankheit ausfällt.
Kundentermine einfach mit Podio automatisieren
Mit Podio können Sie die Aufnahme und Bearbeitung Ihrer Kundentermine einfach automatisieren. Dabei erstellen Sie eine Datenbank, die bei Podio “App” genannt wird. Hier hinterlegen Sie alle wichtigen Daten, die für die Aufnahme eines Kundentermins notwendig sind. Das können zum Beispiel die Kontaktdaten des Kunden, der gewünschte Termin und die gebuchten Leistungen sowie Kundenwünsche sein. In einer übersichtlichen Maske in Podio können Sie dann alle Aufträge einsehen und verwalten. Sie können den Aufträgen sogar weitere Informationen hinzufügen. Der Kunde sieht diese Informationen nicht. Hier kann zum Beispiel bei jedem Auftrag ein Feld hinterlegt werden, bei dem man markieren kann, ob der Auftrag sich in Bearbeitung befindet oder zum Beispiel schon von einem Ihrer Mitarbeiter abgeschlossen wurde.
Im Gegensatz zu E-Mails oder Telefonaten, liegt der Vorteil von Podio in der übersichtlichen Darstellung und Zentralisierung der Daten. Anstatt E-Mails mit Fließtexten oder Informationen aus Kundentelefonaten auf einem Schmierblatt festzuhalten, übernimmt der Kunde den Aufwand und übermittelt Ihnen alle wichtigen Informationen, die Sie für eine reibungslose Bearbeitung des Kundenauftrages benötigen. Ihnen steht selbstverständlich frei, den Kunden daraufhin anzurufen, zu besuchen oder per E-Mail zu kontaktieren. Podio dient Ihnen während des gesamten Auftrages als automatisierte Hilfe. Wiederkehrende Prozesse können in Podio abgebildet werden. Das macht Ihr Unternehmen effizienter und erlaubt Ihnen, sich komplett auf Ihre Kunden zu konzentrieren.
Podio Webformular auf der eigenen Website einbinden und Zeit sparen
Auf Ihrer Website wird ein Formular eingebunden, das dem Kunden ermöglicht Termine zu buchen. In dem Formular sind alle Daten hinterlegt, die Sie zuvor im App eingerichtet haben. Der Kunde trägt seinen gewünschten Termin ein und versendet die Daten. Ob der Kunde dabei sein Smartphone, Tablet oder seinen Computer nutzt, spielt keine Rolle. Das Formular kann mit jedem Gerät auf Ihrer Homepage benutzt werden. Die Kundendaten werden dann an Ihr Podio-System übermittelt. Je nach gewünschten Einstellungen werden Sie auf Ihrem Smartphone oder per E-Mail über den neuen Auftrag benachrichtigt. Darüber hinaus können Sie automatisiert weitere Prozesse im Podio anstoßen, die helfen, den Kundentermin effizient auszuführen.
Als passendes Fallbeispiel möchte ich ein umgesetztes Projekt für einen Dienstleister aus Düsseldorf erwähnen. Der Einzelunternehmer stand vor dem Problem, dass ihm viele Kundenanfragen per Telefon wichtige Zeit für seine Haupttätigkeiten raubten. Da 90 % der Anfragen immer die selben Informationen beinhalten, wurde das Problem mit Podio gelöst. Buchungen von Terminen, die dem Unternehmer mindestens 5 Minuten seiner Arbeitszeit nahmen, konnten komplett auf digitalem Wege automatisiert werden. Der Dienstleister kann sich jetzt allen Kundenanfragen zu Zeiten widmen, die nicht mit seiner Hauptarbeit kollidieren. Seine Termine handhabt er nun digital. Mittlerweile nutzt der Unternehmer Podio erfolgreich in Kombination mit weiteren Lösungen für seinen Betrieb.