Wenn es Meister im Jonglieren von Informationen gibt, dann sind es Manager in Agenturen:
Kaum sind wir aus dem Kundentermin zurück, schreiben wir Briefings, springen schnell ins Ressourcenmeeting. Dann wieder zum Status, zum nächsten Call, nur um dann wieder neue Arbeitspakete für unsere Teams vorzubereiten. Währenddessen sammeln, verarbeiten und verteilen wir eine Vielzahl an Informationen – und das wie immer schnell und zur vollsten Zufriedenheit unserer Empfänger. Leider gelingt dies meist oft nicht wie gewünscht. Und dabei beeinflussen diese Informationen maßgeblich den Erfolg unserer Arbeit. Zum Glück stehen uns Tools zur Verfügung, mit denen wir Informationen effizient organisieren können. Eines dieser Werkzeuge ist Podio.

 

Podio ist ein webbasierter Dienst, mit dem Sie Informationen einfach verwalten können. Simpel gesagt, ist Podio eine Kombination aus Facebook, Excel und Aufgabenlisten. Es handelt sich um ein Baukastenprinzip, das Sie individuell auf Ihre Anforderungen zuschneiden können. Dafür benötigen Sie kein technisches Wissen und die Einrichtung geht blitzschnell. Als soziales Kollaborationstool können Sie Podio mit Ihren Mitarbeitern, Kunden und Partnern gemeinsam nutzen. Als modernen Webdienst rufen Sie Podio über den Browser auf Ihrem Desktop oder über ein App auf Smartphones und Tablets ab. Damit haben Sie stets Zugriff auf Ihr Podio-System.

 

Tagesgeschäft und Projekte in Agenturen mit Podio vereinfachen

Mit Podio vereinfachen Sie das Tagesgeschäft und die Projekte in Ihrer Agentur. Sie können Arbeitsbereiche einrichten, die zum Beispiel nach Ihren Kunden, Projekten oder anderen Kategorisierungen eingeteilt sind. Innerhalb dieser Arbeitsbereiche erstellen Sie Datenbanken, die in Podio „Apps“ heißen. In diesen Apps sammeln und bearbeiten Sie Informationen. Zu den Informationen zählen zum Beispiel Text, Bilder, Dokumente, Websites, E-Mail Adressen oder Statusfelder. Podio bietet Ihnen zudem eine Funktion, mit der Sie Aufgaben übersichtlich verwalten. Jedes App und jeder Eintrag in Ihren Apps kann von Ihnen und den Mitgliedern des jeweiligen Arbeitsbereiches kommentiert werden. Das verbessert die Kommunikation innerhalb des Teams und bietet hohe Transparenz für Ihre Projekte.

 

Der Einsatz von Podio in einer Agentur bietet viele Vorteile:
Durch die zentrale Sammlung und Verarbeitung von Informationen müssen Sie keinen Mailverlauf verfolgen, keine Server durchforsten oder Ihren Kollegen hinterherrennen, um Daten für Ihre Projekte zu sammeln und aktuell zu halten. Durch die hohe Transparenz der Informationen sind alle Teammitglieder konstant gleich informiert. Gehört der Kunde dann noch zum Arbeitsbereich und kann seinen Input dort liefern, gewinnt das System an noch mehr Bedeutung. Dank der mobilen Nutzung auf Smartphones können Sie Informationen aus Kundenterminen direkt in Ihre Apps einpflegen oder Chats mit Ihrem Team beginnen. Hier liefert Podio übrigens durch eine kostenlose Videochat-Funktion einen weiteren Mehrwert. Podio macht Ihre Arbeit und damit Ihre Agentur effizienter. So nutzen Sie die gewonnene Zeit und konzentrieren sich noch mehr auf Ihre Kunden.

 

Briefings und Projektdokumente mit Podio organisieren

Für Ihr neues Kundenprojekt erstellen Sie einen Arbeitsbereich. In diesen Arbeitsbereich laden Sie Ihr Team ein. Damit alle Dokumente wie zum Beispiel Projektpläne, Kundenanforderungen oder KVAs gebündelt werden, erstellen Sie ein App namens „Projektdokumente“. Damit aber nicht jedes Teammitglied über jede Aktualisierung im Projekt informiert werden muss, können Sie Rechte zu Informationen und Benachrichtigungen verwalten. Benötigt Ihr Team beispielsweise nur Informationen zu den umzusetzenden Arbeiten, können Sie Ihrem Team eine entsprechende App einrichten. Fortan führen Sie und Ihr Team die Kommunikation zu den Arbeitspaketen in dem dazugehörigen App. Um darüber hinaus den Abnahmeprozess mit Ihrem Kunden zu optimieren, erstellen Sie ein App und laden Ihren Kunden mit entsprechenden Rechten ein. In das App laden Sie nun die abgeschlossenen Arbeiten Ihres Teams. Der Kunde kann die Ergebnisse im App kommentieren und freigeben – und das alles innerhalb eines Systems.

 

Ein Fallbeispiel für eine Werbeagentur:
Im Rahmen einer Kampagne müssen Social Media Beiträge erstellt werden. Als Account Manager oder Projektmanager erstellen Sie einen Arbeitsbereich für die Kampagne. Neben einem App, in dem Sie übergreifende Projektdaten ablegen, gehören zu Ihrem Arbeitsbereich noch Apps zur Produktionsübersicht, den Social Media Posts und einem Redaktionsplan. Die Produktionsübersicht beinhaltet zum Beispiel das Briefing und die Spezifikationen des Posts. Diese Information steht Ihrem Team zentral zur Verfügung, sodass Ihnen Anrufe, E-Mails und Notizen quengelnder Art Direktoren erspart bleiben. Ihr Team lädt die Social Media Beiträge dann in das jeweilige App, die dort auch vom Creative Director abgenommen werden. Ihr Social Media Manager verknüpft die abgenommenen Posts dann in seinem Redaktionsplan, der im Anschluss an den Kunden gesendet wird. Die gesamte Kampagne wird effizient und zentral über Podio gesteuert. Damit profitiert Ihr Kunde, Ihr Team und Ihre Agentur.

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